Comment réussir l'organisation de sa soirée d'anniversaire ou sa soirée entre amis ?

Célébrer son anniversaire, réaliser une soirée entre amis ou en famille représentent un véritable enjeu. Il n’est donc pas envisageable de gâcher tout le fruit de son travail à cause d’une simple erreur d'inadvertance.
Voici nos 8 conseils pour que votre évènement privé soit une réussite.

Commencer vos démarches le plus tôt possible
Organiser un évènement n’est pas quelque chose d’anodin. Cela nécessite de la patience, de la prévoyance et surtout de la méthodologie. L’erreur la plus fréquente et à la fois la plus fatale est de s’éparpiller dans tous les sens. La règle d’or est de suivre une liste d’étapes prédéfinies à l’avance pour rester concentré uniquement sur ses besoins et objectifs. Heureusement, il existe une multitude de logiciels disponibles sur l’internet pour vous aider, tels que Dooliz et Tom’s planner.
En outre, commencer à travailler en amont est le meilleur moyen de réaliser une liste de vos meilleures options et de se prémunir du risque de ne pas avoir ce que l’on veut. Comme dit le dicton : premier arrivé, premier servi. Sachez que d’autres personnes sont également en quête de la meilleure salle ou du meilleur traiteur.

Trouver le thème original et innovant
La thématique est le noyau central d’un événement autour duquel tout le reste va s’articuler. C’est pourquoi, il est impératif de sortir des sentiers battus pour trouver de nouvelles idées qui surprendront tout le monde. Faites-le savoir dès le début avec une carte d’invitation pour que chacun puisse se prendre au jeu. Après tout, à quoi bon organiser un évènement que votre famille ou amis ont la plupart du temps déjà expérimenté !

Animer son évènement
Il est hors de question d’endormir tout le monde avec une activité soporifique organisée à la dernière minute. Deux options s’offre donc à vous en fonction de votre budget :
■ Un prestataire (DJ, animateur, etc.) peut représenter la cerise sur le gâteau de votre évènement. Atout indispensable, il sera votre meilleur allié pour divertir vos convives et dynamiser votre réception.
■ Pas de panique, si vous ne pouvez faire appel à un tel service, voici une liste d’activités amusantes à faire sans modération en famille ou entre amis.

Trouvez un lieu approprié
Avant d’entamer vos recherches, nous vous conseillons vivement d’effectuer une liste des critères importants à vos yeux. Consacrez-y au moins 10 petites minutes, cela vous fera gagner un temps précieux lors de la sélection de la salle.Voici, quelques critères indispensables :
■ Le type de salle : restaurant, château, salle de réception, hôtel, etc.
■La capacité d’accueil : n’oubliez pas qu’une salle trop grande par rapport au nombre d’invités donnera l’impression que la fête n’a pas battue de son plein.
■ L’accessibilité : parking gratuit ou payant, métros, vélos en libre service, etc.
■ Le matériel : nombre de chaises et de tables, enceinte, vidéo projecteur, etc.
■Le budget : optez pour une fourchette de prix laissant place à une petite marge pour la main-d’œuvre
■ Les options : assurance, connexion wifi, etc.
Par la suite, il vous faudra comparer sur internet la liste des lieux proposés par les loueurs de salle dans votre région, tel qu’Event-Tail si vous êtes dans la région parisienne ou bien directement dans votre mairie/office du tourisme. À supposer que vous n’avez toujours pas trouvé votre bonheur, pensez au bouche-à-oreille. Vos proches, qui ont déjà réalisé un événement, ont sûrement une liste que vous ne trouverez pas forcément ailleurs.

Déterminer une date et un horaire
Choisir une date peut être un véritable casse-tête ! Il y aura toujours des déçus et des personnes qui ne peuvent pas venir. À proprement parler, il n’y a pas de meilleur jour que celui où il n’y a pas d’autre évènement déjà programmé. On notera quand même qu’il est préférable d’organiser votre évènement le vendredi ou le samedi pour laisser à vos convives le temps de se remettre de leurs émotions le dimanche.

Choisir un traiteur
Passer par un traiteur de grande surface peut sembler le plus simple et le plus économique à première vue. En réalité, ce n’est pas tout à fait le cas. Vos traiteurs locaux ont du talent et proposent une large gamme de produits à petit prix. Les avantages résident dans la qualité et la flexibilité des produits. D’une part, l’ensemble de leurs fabrications sont faites à partir d’ingrédients soigneusement sélectionnés et d’autre part, ils seront en mesure d'adapter leurs recettes et leurs présentations à votre guise.

Attention aux allergies et intolérances alimentaires
Le nombre de personnes ayant des contre-indications alimentaires n’est pas à négliger. Nous retrouvons très souvent en tête de liste le lactose, le gluten ou bien le poisson. Pour éviter que la fête soit gâchée par l’arrivée des secours, n’hésitez pas à le mentionner sur le carton d’invitation et à le rappeler sur le menu.Par ailleurs, n’oubliez pas vos amis qui suivent un régime spécial et précisez-le à votre traiteur. La soirée est toujours plus conviviale lorsque personne n’est mis à part.

Préparer un plan B
Avoir un plan B, c’est l’ultime garantie pour éviter qu’un petit couac entache votre évènement. Ne vous inquiétez pas, vos invités ne vous en voudront pas. Le secret pour minimiser la casse est de prévoir en amont plusieurs alternatives que vous utiliserez dans les plus brefs délais si votre plan initial ne fonctionne pas comme prévu.