Comment réussir son évènement professionnel ?

Célébrer son anniversaire d’entreprise, fêter sa levée de fonds, organiser son séminaire ou présenter son nouveau produit à ses partenaires représente un véritable challenge dans la vie d’une entreprise.
Voici nos 8 conseils pour que votre évènement professionnel soit une réussite totale.

Définir l’évènement
Avant de commencer vos démarches, il est primordial de définir les objectifs de votre évènement en corrélation avec le public visé tel que par exemple :
■ Informer
■ Définir une stratégie
■ Convaincre
■ Remercier
Par la suite, vous devez concevoir un thème et un format adapté pour assurer une certaine cohésion entre ces divers éléments et parvenir à votre but en maximisant le résultat escompté. N’oubliez pas de réaliser une check-list à l’avance pour ne rien oublier le jour J.

Choisir un lieu à l’image de votre entreprise
Que vous souhaitiez remercier vos collaborateurs ou vous démarquer auprès de vos clients, il est important de choisir un lieu à l’image des valeurs de votre entreprise. En l’espace d’une soirée, il sera représentatif du message que vous voulez transmettre. Nous vous conseillons vivement de réserver le lieu le plus tôt possible pour éviter les mauvaises surprises. Bien entendu, il est toujours possible de réaliser votre évènement dans vos locaux. Cela rajoute de l’authenticité et permet de réduire les coûts que représentent une salle, au profit d’autres prestations plus qualitatives.

Déterminer l’heure et la date
La date parfaite n’existe pas. Il y aura toujours quelques absents et des petits chevauchements de calendrier. Cependant, n’oubliez pas de vérifier qu’aucun autre évènement interne n’est prévu et partez de préférence sur des jours hors veille et lendemain de week-end et hors périodes de vacances scolaires. Concernant les horaires, nous préconisons en règle générale le matin entre 9h et 11h pour une réunion et à l’inverse, il est préférable de fêter sa levée de fonds ou son anniversaire d’entreprise en fin d’après-midi à partir de 18h-18h30.

Choisir les bons intervenants
Bien choisir son intervenant est très important du fait qu’il va également véhiculer votre message. Atout essentiel, il sera votre meilleur allié pour non seulement attirer les personnes visées, mais aussi pour dynamiser votre évènement.Attention à ne pas uniquement se reposer sur ses épaules. Vous devez absolument rester maître du lieu.

Communiquer et gérer son évènement
Lorsqu’il s’agit de réunir vos collaborateurs en interne, envoyer un e-mail ou communiquer sur vos messageries professionnelles (comme Slack par exemple) suffisent amplement. Veillez toutefois à ne pas oublier de relancer régulièrement.À l’inverse il vous faudra redoubler d’efforts pour organiser un évènement avec des invités externes.N’hésitez pas à communiquer en amont au sujet de votre évènement sur les réseaux sociaux et sur Meetup puis à toujours rediriger les participants sur une plateforme de billetterie telle qu’Evenbrite pour suivre le nombre de participants.Ces plateformes envoient régulièrement des relances aux participants pour éviter qu’un grand nombre ne se désiste au dernier moment. N’hésitez pas à en faire également de même de votre côté pour impliquer les participants.

Effectuer une répétition
Si vous n’avez toujours pas vu le lieu ni même testé les équipements techniques, nous vous conseillons de le faire quelques jours avant votre évènement pour que tout soit parfaitement fonctionnel et minutieusement coordonné. Préparez un plan B pour vos intervenants et pour le matériel afin d'éviter qu’un petit couac entache le bon déroulé de votre évènement.

Organiser un cocktail au terme de l'évènement pour faciliter les contacts
Quoi de mieux qu’un petit cocktail pour dialoguer et échanger des cartes de visite ? Par la même occasion, ce temps mort vous donnera quelques minutes de répit pour remercier en personne toutes les personnes présentes à votre évènement et les inciter à revenir, ou à utiliser vos services/produits.

Demander des feedbacks si l’évènement est récurrent
N’ayez pas peur de demander des feedbacks. Comme dirait Kenneth Blanchard, « le feedback, c’est le petit-déjeuner des champions ». N’attendez surtout pas quelques jours après l’évènement, commencez juste un peu avant la fin lorsque l’expérience est encore fraîche dans la tête de vos participants. Ainsi, avec le temps et l’expérience, vous serez en mesure d’organiser un évènement où tout le monde y trouve son compte. Cela est crucial pour maximiser les résultats et la performance de vos meetings.